Что такое офис в формате Open Space?

Что такое офис open space

Open plan office или офис открытого типа – планировка рабочего пространства, офиса, при котором отсутствуют стены как таковые. Исключением могут стать только лишь кабинеты руководителей – стеклянные стены. Прозрачность перегородок поддерживает концепцию офиса открытого типа.

Дизайн офиса в стиле open space: единое пространство без стен и дверей

На первый взгляд, в офисном ландшафте все столы разбросаны в беспорядке, под разным углом друг к другу, образуя рабочие зоны разной величины и конфигурации. Однако на самом деле, как поясняет создатель open space Фрэнк Даффи, в этом хаосе скрывается четкий порядок, основанный на детальном изучении взаимоотношений между различными департаментами и отдельными лицами.

Дизайн офиса в стиле open space: горизонтальная модель управления

Если в офисах старого типа болтовня сотрудников не поощрялась, то обстановка новых, напротив, побуждает их к обмену мнениями. Менеджеры стали во всех отношениях сплоченнее.

Отказ от кабинетов позволил заметно сэкономить средства, а повышение по службе не означает больше отрыв от коллектива, разве что счастливчик получает стол побольше.

Что собой представляют open space?

Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.

Как зафиксировать факт отсутствия работника на рабочем месте?

Преимущества

В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:

Экономия площади. В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.

Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом. Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам

Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.

Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы

Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.

Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.

Сохранение корпоративного духа. Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.

Компания ценит труд своих сотрудников и видит свою обязанность в формировании и сохранении в трудовых коллективах атмосферы доброжелательности, профессионализма, взаимного уважения, сотрудничества и стабильности. Компания стремится поддерживать корпоративный дух, который объединяет всех сотрудников независимо от занимаемой должности или служебного положения в единую команду профессионалов, имеющих общую цель.
Какие еще нормы корпоративного поведения сотрудников существуют?

Простая адаптация новых служащих. Новички быстро могут адаптироваться на рабочем месте. Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.

Простота документооборота. Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.

Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.

Недостатки

Опен спейс свойственны многие минусы:

Повышенный уровень шума. Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
Постоянный стресс. Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
Риск воровства. Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
Вероятность конфликтов. Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
Быстрое распространение инфекционных болезней. Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.

Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.

А что говорят сами сотрудники?

Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:

56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
55% работников не нравится температура в помещении.
60% не хватает тишины.

Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.

Как создать опен спейс

Рекомендации по обустройству офиса в стиле open space:

Обеспечить каждому сотруднику комфортные условия труда: снабдить его рабочее место современной техникой, а также дать возможность трудиться при комфортной влажности и температуре. Разумеется, каждого специалиста обеспечить отдельным кондиционером невозможно, поэтому придётся искать усреднённые варианты, не идеальные, но подходящие для всего коллектива.
Оснастить каждое рабочее место точечными источниками света, помимо общего освещения. На окнах должны быть шторы или жалюзи; не помешает и антибликовое покрытие, сохраняющее зрение сотрудников.
Понизить уровень шума. Для этого можно модернизировать оборудование, использовать звукоизолирующие материалы и другие доступные средства. Чем меньше звуковая нагрузка на работника, тем проще ему исполнять служебные обязанности — а значит, приносить доход своей компании.

Основные преимущества Open space, аренда, нюансы

Аренда офисных помещений имеет свои плюсы, минусы. Изучив их, руководитель сможет принят правильное решение, влияющее на рост прибыли. Простая, быстрая адаптация новых сотрудников компании. Особенно актуально при частой смене работников в определенных сферах деятельности. Открытое пространство позволяет быстро познакомиться с коллективом. Наладить сотрудничество поможет обсуждение проектов, решении вопросов.

Для создания ощущений личного пространства в Open space используются тонкие офисные перегородки из стекла . Они формируют отдельное рабочее место, избегая аренды кабинета, однако позволят коллективу беспрепятственно общаться по рабочим моментам. Общее пространство позволить иметь доступ к необходимым документам. Руководитель, интересуясь мнением сотрудников, заслужит доверие, сможет вводить нововведения.

Учитывайте возможные недостатки аренды помещения Open space. Большое количество сотрудников создают постоянный шум, это мешает другим сосредоточиться

Обратите особое внимание на вашу сферу деятельности, подумайте, подходит ли Open space именно вам. Возможно возникновение стрессовых ситуаций

Работники, привыкшие трудиться в собственном кабинете, первое время могут негативно относиться к отсутствию личного пространства. Тоже самое касается личных вещей. Доступность их для окружающих взывает страх воровства у работников. Минусом может стать быстрое распространение инфекционных заболеваний. Напряженную атмосферу может создать разногласия сослуживцев, провоцируя конфликт. Прежде чем выбирать офис Open space хорошо продумайте все приведенные выше аргументы, только после этого принимайте взвешенное решение.

Изучая рынок аренды недвижимости, работодатели знают, что такие предложения как Open space существуют достаточно давно. Владельцы колл-центров отдают предпочтения именно этим пространствам, так как имеют возможность разместить достаточное большое количество операторов. Например, выгодные предложения может предоставить New Life Group . Однако стоит заметить, что офисы с планировкой Open space, по данным опросов, выгодны преимущественно руководителю за счет экономии средств. Сотрудники могут чувствовать себя некомфортно в отсутствии личного пространства.

Как можно уменьшит недостатки Open space, создать хорошую рабочую атмосферу?

Владельцы организации, следуя нескольким советам, смогут создать рабочее пространство Open space, способное положительно сказываться на продуктивности компании

Обратите внимание на нужды рабочих, позвольте им самостоятельно выбрать место: возможно, некоторые сотрудники нуждаются в изолированном пространстве, другим достаточно будет установить тонкую перегородку. Это создаст ощущение комфорта

При аренде офиса Open space организуйте своим рабочим место, где они смогут провести перерывы, отдохнуть, принять пищу. Это даст понять, что компания заботится о благополучии сотрудников, не забывая о законном отдыхе. Для того, чтобы сократить уровень стресса, избежать конфликтных ситуаций, создайте внутренние правила, определенный распорядок. Старайтесь не шуметь, исключите применение парфюма, имеющего резкий запах, откажитесь от употребления пищи на рабочем месте. Создайте специальный чат в мессенджере для минимизации живого общения. Размещая рабочее место среди сотрудников, руководитель вызовет дополнительное доверие, одобрение среди коллектива.

Разрешите сотрудникам самостоятельно оформить рабочее место. Использование личных вещей, фотографий, других принадлежности помогут создать правильное рабочее настроение, усилят чувство комфорта.

Руководителю важно развитие бизнеса, рост прибыли, заключение новых сделок. Поэтому стоит внимательно отнестись к пожеланиям сотрудников

Совместными усилиями работника, руководителя вы сможете создать быстро развивающееся предприятие, повысить финансовую прибыль, премировать коллектив.

Говорят, что изобретателем первого open space был князь Потемкин
. Воровство и хроническое отлынивание от работы со стороны крепостных, навели светлейшего на мысль о необходимости постоянного контроля.

Григорий Александрович разместил хозяйственные постройки на своем скотном дворе так, чтобы все они были видны управляющему. Потемкинская планировка впоследствии весьма пригодилась, однако вовсе не для рассадки клерков, а для конструирования тюремных помещений. Офисные служащие стали обитателями открытых пространств лишь в середине ХХ века. С тех самых пор и ведутся споры о том, чего же больше – плюсов или минусов – у работы в open space офисах.

Преимущества офисов Open Space

Во-первых, дизайн офиса открытого типа позволяет сотрудникам свободно обмениваться информацией, обсуждать рабочие планы и вести коллективные обсуждения. Отсутствие стен способствует сплочению коллектива и поднятию корпоративного духа, что благотворно сказывается на продуктивности труда.

Во-вторых, такой тип организации позволяет руководителям более эффективно контролировать работу подчиненных. Нередко офисные помещения проектируют таким образом, чтобы каждый сотрудник находился на виду у руководителя. С одной стороны, это не дает возможности для уклонения от своих прямых обязанностей, а с другой – ставит всех в один ряд, где главный менеджер или директор работают сообща с коллективом, на равных условиях.

В-третьих, дизайн интерьера офиса типа Open Space способствует более открытому взаимодействию с клиентами. Зайдя в помещение, где нет стен и тесных коридоров, у человека не возникает ни малейших сомнений в честности компании. Каждый сотрудник, каждый стол и другие предметы интерьера видны как на ладони. Это и является одним из главных ключей к построению доверительных отношений с клиентами.

В-четвертых, данная концепция позволяет максимально эффективно использовать всю полезную площадь офиса. Подумайте, сколько свободного пространства можно задействовать для организации различных функциональных зон, сколько рабочих мест можно добавить?! А все благодаря отсутствию переживших себя стен и коридоров.

В-пятых, открытые пространства позволяют оформить дизайн интерьера по самым современным требованиям с учетом индивидуальных потребностей компаний. Например, нередко современные офисы обустраивают по принципу «полузакрытости», где рабочее место каждого сотрудника отделено невысокой, легкой по конструкции перегородкой (стеклянной или пластиковой). Это обеспечивает, с одной стороны, чувство изолированности, а с другой стороны – не создает преград для открытого общения и обмена информацией.

Другой вариант оформления – открытое пространство с четким распределением функциональных зон. В каждом современном офисе должна присутствовать не только рабочая область, но и зал для отдыха, конференц-зал, приемная и другие зоны. Для четкого определения этих зон устанавливают передвижные или стационарные перегородки, которые обеспечивают необходимый комфорт и изоляцию.

Еще один популярный способ оформления дизайна офиса – комбинация открытых и закрытых зон. Организация рабочих мест для рядовых сотрудников обычно проводится по принципу открытого пространства, в то время как места для руководителей ограждаются стеклянными перегородками (чаще всего во всю высоту помещения).

Как эффективно обустроить открытое офисное пространство

При оформлении офиса в формате оpen space следует грамотно подойти к вопросам акустики в помещении. На сегодняшний день на рыке представлено достаточное количество перегородок, а также стеновых панелей, которые сохраняют прозрачность и при этом обеспечивают максимальный комфорт при эксплуатации.

Смягчить офисную обстановку помогут грамотно расположенные природные элементы. Зеленые растения положительно влияют на психологическое состояние сотрудников, создают приятную атмосферу и микроклимат, улучшают производительность труда. Разместить их можно в керамических кашпо на полу или на стенах.

Open space пространство в первую очередь олицетворяет собой открытость и раскрепощенность. Красиво оформленная дальняя стена открытого офиса визуально увеличит его площадь. Возможность сфокусироваться на далеко расположенном акценте подарит чувство свободы. Именно глядя вдаль, мы ощущаем себя более раскованно, работаем с большим воображением и продуктивностью.

Сочетание стекла и натуральных материалов придает ощущение безопасности, поэтому стеклянные перегородки в офисе лучше обрамлять деревом. Некоторым породам древесины свойственно источать тонкий аромат, что еще больше придаст комфорта работающим сотрудникам.

Деревянные предметы интерьера, мебель и облицовка стен помогут создать в открытом офисе благоприятную атмосферу. Единство с природой снизит напряжение, усталость, поможет расслабиться. Стены можно украсить ретро-элементами – старинными часами или мини-копией старого велосипеда.

Зону отдыха для сотрудников можно устроить в формате настоящего зимнего сада. В общую рабочую зону также можно добавить зеленых насаждений. Зелени не бывает много, так в центре можно устроить цветочную полянку или небольшой газон, по стенам пустить привлекательные лозы.

Рабочие офисные столы и кресла можно разбавить декоративными предметами, например свисающими с потолка массивными элементами, соответствующими корпоративному стилю компании.

Оpen space пространство можно дополнить закрытыми боксами для переговоров или ведения стратегических проектов. Тут не будет полной изоляции, но по сравнению с общим залом уровень шума будет достаточно низким.

Безусловно, open space офис позволяет руководящему составу экономить средства на отделке и полностью контролировать сотрудников. Однако грамотное обустройство открытого пространства может сделать его очень комфортным и для рабочего коллектива: тем местом, где захочется работать максимально продуктивно и с полной самоотдачей, ощущая себя единой творческой командой, способной к достижению больших результатов.

Последние советы раздела «Разное»:

Для чего нужна аналитика продаж на маркетплейсах?Технология очистки колодцевРейтинг таможенных брокеров: как выбрать специалиста?Техническая поддержка оборудования CiscoМагия на стадионе: баскетболМощь и гибкость в облакеВ каких случаях нужно пройти обучение работам на высотеКомпания “Конфаэль” – уникальные шоколадные подаркиКомпания «EVRAZ STEEL BOX»: особенности и преимуществаК вопросу о том, что такое накрутка на Твич

Дисплеев много не бывает

По всему нашему офису развешаны дисплеи с полезной информацией: ключевые OKR компании, новости из регионов, анонс ближайших мероприятий.

Была идея транслировать в режиме реального времени то, что происходит на нашем складе в Быково, в транзитных складах в городах доставки, на пунктах самовывоза. Пилот технически прошел успешно, но мы не стали запускать проект из-за юридических сложностей. По закону такая трансляция требует получения разрешений на съемку каждого сотрудника. А для пунктов самовывоза, куда приходят другие люди, это реализовать вообще нельзя. Так что от этой классной идеи пришлось отказаться, хотя мы видели подобное в офисах мировых компаний — выглядит это здорово и помогает объединить распределенные структуры.

На втором этаже, где сидят tech-департаменты, почти у каждой команды висят настроенные мониторинги с ключевыми показателями сервисов, которые разрабатывает и поддерживает команда

Проходя мимо, коллеги могут поинтересоваться ситуацией или обратить внимание команды на показатели, если что-то пошло не так. Когда у тебя более 100 внутренних сервисов, приходится за ними тщательно следить

Одновременно с переездом мы обновили оборудование на рабочих местах. Все разработчики у нас теперь трудятся на обновленных ноутбуках, при желании каждый может взять себе один или два 27-дюймовых монитора.

Еще некоторое количество настенных планшетов отвечают у нас за бронирование переговорок. Я уже упоминала, что отдельные пространства для бесед — главная фишка нашего нового офиса. И система бронирования — важная ее часть. Хотя подрядчик предлагал разные варианты, в итоге мы взяли связку Zoom Rooms, Google Calendar и Google building & resources. Все платное, но не вендорлок, есть возможность использовать девайсы общего назначения, в том числе ipad’ы. Такой набор оказался быстрее, удобнее и функциональнее специализированных устройств. Система показывает расписание прямо на дверях переговорок, позволяет бронировать их на будущее или выбрать «прямо сейчас» свободную комнату для разговора с глазу на глаз.

Zoom конференц-система интегрирована в бронирование переговорок

Реализовали полный доступ в здание и перемещение по офису через систему распознавания лиц Face ID, так что, если сотрудник забыл пропуск дома, нет нужды выписывать временный. Каждый человек специальным образом сфотографировался, и первое время все работало стабильно. Как вы думаете, что произошло потом? Буквально через пару месяцев люди начали менять имидж: отрастил или, наоборот, отстриг челку, надел линзы вместо очков — и двери перестали открываться, так как, с их точки зрения, человек на себя не похож. Так что, если Fashion is your profession, придется снова использовать пропуск или сделать новую фотографию в системе.

Face ID позволяет ходить без пропуска

Внутри офиса у нас есть большой крытый атриум, где мы можем круглый год устраивать любые мероприятия, так как полностью контролируем внутреннее пространство, расписание и технику. Здесь мы проводим ежеквартальные встречи tech департаментов IT Gathering, а для пятничных IT Fests и Tech Talks берем одну из переговорок-трансформеров.

Митап Mosdroid в атриуме

Lamoda Housewarming Party

Transformer Room — две переговорные, которые объединяются в одну для встреч на 40-50 человек

Как создать опен спейс

Опен спейс, или open space, — это организация рабочего пространства по принципу открытости: столы сотрудников или вовсе не отделены друг от друга, или разделяются тонкими перегородками в человеческий рост или ниже. В американские офисы схема пришла из тюрем: именно так там размещались камеры заключённых, что позволяло надзирателям контролировать максимальную площадь с минимальными усилиями.

Опен спейс в офисе — современная концепция, позволяющая минимизировать затраты на аренду и обслуживание помещения

Существует два варианта open space:

С полностью свободным внутренним пространством без всяких перегородок и других способов разграничения. Сослуживцы в этом случае не только сидят в буквальном смысле плечом к плечу (особенно если помещение тесное), но и могут меняться местами, поскольку ни столы, ни компьютеры не закреплены за кем-либо из них

Такая разновидность опен спейс крайне не рекомендуется к внедрению в странах, в культуре которых важное значение уделяется личному пространству. Open space в абсолютном значении совершенно не подходит для замкнутых или не слишком общительных сотрудников: внедряя схему, работодатель должен понимать, что потеряет их почти со стопроцентной вероятностью

Полностью открытый open space

С перегородками, невысокими стенами, перетяжками и так далее. Позволяет сотрудникам сохранить хотя бы частичное ощущение уединения, успокоиться и сконцентрироваться на работе вместо наблюдения за окружающими. Такой вариант подойдёт специалистам, не имеющим особой тяги к общению, но всё ещё неприемлем для замкнутых людей — им с внедрением «открытого пространства» придётся искать новую работу, поскольку привыкнуть к заведомо неприятным условиям труда вряд ли удастся.

Open space с перегородками

Согласно проведённым в отечественных условиях исследованиям, в стандартном офисе недовольно планировкой open space более половины сотрудников:

60% жалуется на повышенный уровень шума от окружающих людей и техники;
55% — на дискомфорт из-за отсутствия личного пространства и невозможности остаться наедине со своими мыслями;
53% — на неудовлетворительную (слишком высокую или низкую) температуру в помещении и другие неблагоприятные и нерегулируемые климатические условия;
50% — на проблемы со сном и концентрацией, появляющиеся с накоплением нагрузки на нервную систему.

Основываясь на сказанном, можно сделать следующие выводы:

Open space не подходит для организации труда людей творческих профессий и специалистов, занимающихся напряжённым умственным трудом. Концентрация внимания в «открытом» офисе невозможна или требует от работника слишком серьёзных усилий, что неминуемо приведёт к профессиональному выгоранию.
Опен спейс — неплохой вариант для организации людей, занятых рутинными офисными обязанностями: обработкой информации, приёмом заявок или совершением холодных звонков. Поскольку в этом случае каждый отдельный сотрудник неуникален и не представляет для работодателя особой ценности, владелец компании ничем не рискует даже при серьёзной текучке кадров: всегда можно нанять новых.

Рекомендации по обустройству офиса в стиле open space:

Обеспечить каждому сотруднику комфортные условия труда: снабдить его рабочее место современной техникой, а также дать возможность трудиться при комфортной влажности и температуре. Разумеется, каждого специалиста обеспечить отдельным кондиционером невозможно, поэтому придётся искать усреднённые варианты, не идеальные, но подходящие для всего коллектива.
Оснастить каждое рабочее место точечными источниками света, помимо общего освещения. На окнах должны быть шторы или жалюзи; не помешает и антибликовое покрытие, сохраняющее зрение сотрудников.
Понизить уровень шума. Для этого можно модернизировать оборудование, использовать звукоизолирующие материалы и другие доступные средства. Чем меньше звуковая нагрузка на работника, тем проще ему исполнять служебные обязанности — а значит, приносить доход своей компании.

Время вносит свои коррективы

А вообще, современным офисным сотрудникам следует забывать времена личных кабинетов, ведь в составе компании каждый сотрудник – это аналог машины, призванной выполнять конкретные функции. Да, каждый сотрудник важен, но общий успех дела куда важнее личных неудобств, амбиций, особенностей характера и прочих прихотей. Не забываем, что некоторая работа и вовсе не может быть выполнена в замкнутом пространстве персональных кабинетов. Ведь принцип «одна голова – хорошо, а две – лучше» – это опыт поколений, с которым трудно состязаться. Ярчайшим примером успеха «нестандартного» во всех отношениях офиса является компания Google, вернее успех её деятельности.

Что было не так со старым офисом?

Идея переезда появилась не на пустом месте. У нас были сложные отношения с арендодателем старого офиса. Хотелось сделать пространство более удобным, но перестраивать помещение под себя было запрещено. А работать в заданной планировке становилось всё сложнее.

Но даже если удавалось найти коллегу, с ним негде было сесть и поговорить. Переговорок не хватало, они постоянно были заняты, а вне переговорок мест не было вовсе. Так что многие общались прямо в open space, что было неудобно и им, и работающим вокруг.

Старый офис мы переросли не только по количеству сотрудников, но и по IT-инфраструктуре. Ярче всего это было заметно по тому, сколько лишних проводов было раскидано в помещениях. Это было опасным и создавало массу проблем. Поступали так не от хорошей жизни: порой сотрудников надо было посадить в крыле без единой свободной розетки и со слабой беспроводной сетью.

Не нравилась нам в старом офисе и столовая. Скажем прямо — она была ужасна. В общих зонах были вендинговые автоматы, но их явно не хватало, да и еда там была так себе.

С ростом компании мы начали проводить все больше мероприятий как внутренних, так и тех, куда приглашали гостей. Под любые митапы приходилось арендовать единственный доступный конференц-зал на 300 человек, даже если на встречу заявлялось всего 30 участников. Традиционные вечеринки Fashion Fridays проходили на летней веранде, у нас не было подходящего зала, мы зависели от хорошей погоды и были вынуждены переносить мероприятие из-за дождя.

Часть перечисленных проблем как-то решали, договариваясь с арендодателем. Но все равно было понятно, что это лишь временная мера. Нужно было больше пространства, адаптированного под наши потребности.

Как организовать Open Space офис?

Что такое офис open space